Monitor ważności zaświadczeń
Alert, gdy zaświadczenie traci ważność przed datą aktu
O co chodzi
System pilnuje terminów ważności zaświadczeń przypisanych do spraw i ostrzega kancelarię, zanim któreś wygaśnie przed planowaną czynnością. Dzięki temu akt nie zostaje w ostatniej chwili wstrzymany przez nieaktualny papier.
Przykład (scenariusz przykładowy)
Do sprawy spadkowej dołączone jest zaświadczenie z urzędu skarbowego z określonym terminem ważności. Na kilka dni przed jego wygaśnięciem kancelaria dostaje alert i zdąży poprosić klienta o nowy dokument, zanim akt utknie.
Jak to działa
Z grubsza — bez technicznych szczegółów.
Rejestracja terminu
Do sprawy przypisany jest termin ważności zaświadczenia.
Bieżąca kontrola
System porównuje ważność z planowaną datą czynności.
Alert
Gdy zaświadczenie może wygasnąć za wcześnie, kancelaria dostaje ostrzeżenie z wyprzedzeniem.
Reakcja kancelarii
Pracownik z wyprzedzeniem prosi klienta o odnowienie dokumentu, a termin aktu zostaje utrzymany.
Co zyskujesz
Żaden akt nie przepada przez zaświadczenie, które straciło ważność dzień wcześniej. Kancelaria reaguje z wyprzedzeniem, a nie pod presją terminu.
Dlaczego to bezpieczne
Alert zawiera sygnaturę sprawy i typ zaświadczenia — to dane objęte tajemnicą notarialną. Trafia wyłącznie do kancelarii, nigdy do klienta. Całość zabezpieczona umową powierzenia danych.