Powiadomienie „wypisy gotowe do odbioru”
Klient wie, że może odebrać — wypisy nie zalegają w kancelarii
To dodatek — dokładamy ją do dowolnego pakietu; samodzielnie ma sens głównie w połączeniu z innymi automatyzacjami.
O co chodzi
Gdy wypisy są gotowe, klient od razu dostaje powiadomienie o możliwości odbioru. Dokumenty przestają leżeć tygodniami w szufladzie, a recepcja nie musi obdzwaniać każdego z osobna.
Przykład (scenariusz przykładowy)
Po podpisaniu aktu sprzedaży klient czeka na wypisy. Gdy są gotowe, dostaje krótką wiadomość, że może je odebrać — i zgłasza się następnego dnia, zamiast po kilku tygodniach na przypomnienie recepcji.
Jak to działa
Z grubsza — bez technicznych szczegółów.
Oznaczenie gotowości
Kancelaria zaznacza, że wypisy danej sprawy są gotowe.
Powiadomienie
Do klienta trafia krótka informacja, że może odebrać dokumenty.
Odbiór
Klient zgłasza się po wypisy bez ponaglania ze strony kancelarii.
Zamknięcie sprawy
Po odbiorze sprawa zostaje oznaczona jako zakończona, a dokumenty nie zalegają w kancelarii.
Co zyskujesz
Wypisy schodzą szybciej, w kancelarii robi się porządek, a recepcja nie traci czasu na obdzwanianie klientów po kolei.
Dlaczego to bezpieczne
Powiadomienie zawiera tylko sygnaturę repertorium i kontakt — bez stron czynności i przedmiotu sprawy. Treść aktu nigdy nie pojawia się w wiadomości. Chroni je tajemnica notarialna i umowa powierzenia.
Najlepiej działa w zestawie
Ta automatyzacja jest częścią gotowego łańcucha „Wizyta, która się nie sypie". Połączona z innymi pracuje mocniej:
Wizyta, która się nie sypie
Klient zna koszt i komplet dokumentów z góry, dostaje przypomnienie, a po czynności wie, że wypisy czekają.